文档管理制度

一、公文处理：

公文处理必须做到及时、准确、安全。必须实行严格的保密制度，确保学会机密。公文统一由办公室收发、分办、用印、立卷。

二、发文程序：

1、学会的发文程序为：拟稿、审核秘书处、签发（理事长）、打印、校对、发文、催办、立卷、归档、销毁。学会发文，必须由秘书处统一编号，一律用甬体科（xx年）第xx号。

2、学会所有发文，秘书处应有存档，文件正本两份送档案室存档。有领导批示的，还应附批复件。属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密制度，由专人印制报送。

三、收文管理

1、   凡来学会公启文件及传真均由办公室拆封或分送。办公室对上级来文及传真的处理，报送秘书长批阅后，按会长要求分发有关人员，并作收文记录、登记、编号。

2、   外出人员开会带回的文件、资料应及时分别送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。

3、   一般函电、传真由办公室直接分转处理。为加快文件处理速度，办公室应在当天或次日上午将文件送到学会领导和承办部门。

4、   传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将重要文件抄录或转借他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露。

五、发文管理

１、学会上报下发正式文件的权力集中于学会秘书处，加盖公章有效，各部门一律不得自行上报、下发正式文件。

２、各部门需要上报或下发文件应向秘书长提出发文申请，获批准后拟稿，然后送主管领导审核，秘书长签字批准，才能打印、复印，由办公室盖章分发。

六、文件借阅

各部门有关工作人员因工作需要，借阅文件，需经部门负责人同意并签写便条，重要文件、资料需经秘书长同意后方可借阅。文件借阅，一般就地阅看，按时归还。不得将文件带走，更不准在文件上勾划涂写。

七、文件档案管理

1、   下列文件统一由办公室负责归档。

       (1)       学会秘书处文件，各专业委员会文件；

       (2)       上级下发文件，及其它外来文件；

       (3)       学会发文，包括报告、请示、决定、通报、工作计划及各类季度、年度报表的规章制度；商会会议记录；

       (4)       参加上级召开的各种会议、资料等。

       (5)       反映学会重大事件、活动等图片及报刊资料。

2、   立卷要求

       (1)       文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

       (2)       立卷时，应把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、资料的完整性；

       (3)       立卷应坚持平时立卷和年终立卷相结合原则，重要文件资料要及时立卷。

       (4)       上年度形成的文件资料，应在下年度3月底前整理完并归档。